با Office Online آفیس رایگان مایکروسافت آشنا شوید

در حالی که این روزها مایکروسافت و البته سایر شرکتهای دیگر به سمت دنیای Cloud حرکت میکنند، و با گسترش روز افزون اینترنت و ضریب نفوذ آن در سراسر دنیا شاهد آن هستیم که بسیاری از ابزارها از حالت سنتی خود به سمت نسخه های تحت وب حرکت میکنند. یکی از این ابزارهای پر استفاده مجموعه Office مایکروسافت است که اکنون چندی است نسخه رایگان آن تحت عنوان Office Online عرضه شده است. 

مجموعه آفیس مایکروسافت یکی از پر قدرت ترین و مشهور ترین مجموعه ابزارهای Office در بین کاربران است. مجموعه ای که اکنون در ایران نسخه های تجاری آن اغلب به شکل غیر قانونی مورد استفاده قرار میگیرد. 

اما مایکروسافت در ادامه حرکت بزرگ خود به سمت دنیای Cloud چندی پیش Office Online را معرفی کرد که رسما جدی ترین حرکت مایکروسافت به سمت ابزارهای تحت وب بود. این ابزار که در راستای استفاده آسان تر و بهتر برای کاربران طراحی شده است، ابزارهای مجموعه آفیس را به شکلی ابتدایی و با امکانات اصلی و اولیه در مرورگر شما به شکل رایگان در اختیار قرار میدهد. 

اما این نسخه تحت وب Office تا چه حد کاربردی است و آیا استفاده از آن به جای نسخه های تجاری Office برطرف کننده نیازهای کاربران است یا خیر :

اگر از قبل یک حساب کاربری مایکروسافت ایجاد کرده اید، اکنون میتوانید مستقیما از Office Online استفاده کنید و اگر نه، تنها کاری که باید بکنید ایجاد یک حساب کاربری رایگان مایکروسافت است. بعد از آن به آدرس زیر مراجعه کنید  تنها کافی است که ابزار مورد نظر خود را برای کار انتخاب کنید: 

https://www.office.com

همانگونه که مشاهده میکنید این مجموعه ابزارهای Word، Powepoint، Excel و OneNote را در اختیار کاربران میگذارد که همه آنها البته با امکانات ابتدایی و اصلی ارائه شده اند و 100% مبتنی بر مرورگر بوده و در نتیجه به سادگی مفهوم Portable را تداعی کرده اند.  

البته این نسخه از Office به شدت وابسته به هماهنگی با OneDrive مایکروسافت که سیستم حافظه Cloud این شرکت است، میباشد اما به شکل مستقیم فایلها را در آن ذخیره کرده و مجددا بارگذاری میکند. همچنین به خوبی با مرورگرهایی به جز Internet Explorer همچون Firefox و Google Chrome همخوانی دارد: 

به هنگامی که در صفحه اول Office Online اقدام به انتخاب ابزار مورد نظر خود - برای مثال Word - میکنید، از شما سوال میپرسد که آیا میخواهید یک فایل مستند جدید را ایجاد کنید یا آنکه فایلی مستند را از حساب OneDrive دانلود و اجرا کنید؟ 

همچنین زمانی که اقدام به باز گردن یک فایل مستند در این ابزار میکنید، شما را با انواع مختلفی از Quick View مواجه میسازد که این امکان را فراهم میکند که قبل از باز کردن فایل مستند آن را بررسی کنید. همچنین در صورتی که نسخه Office را بر روی سیستم خود نصب کرده باشید، میتوانید فایل را مستقیما با آن اجرا کرده و باز کنید. 

در واقع ایجاد فایل جدید و باز کردن فایلهای موجود به همان سادگی معمول قابل انجام است. Office Online توازن بسیار خوبی میان یک نسخه رایگان و ابزارهایی که در این نسخه در اختیار کاربر قرار میدهد برقرار کرده و همچنین واسط کاربری این ابزار آنلاین تماما شبیه به نسخه اصلی آن است: 

البته این نکته را در نظر داشته باشید که همانگونه که ذکر شد، Office Onlline با امکانات اصلی و ابتدایی برای هر کدام از ابزارهای خود ارائه میشود و نباید انتظار آن را داشت که ابزارهای اصلی و حرفه ای که در نسخه اصلی آن وجود دارند را در نسخه تحت وب یافت.  

اما Office Online تقریبا تمام ابزارهایی که قشر عظیمی از کاربران برای انجام امور روزانه خود نیاز دارند در اختیار میگذارد و اگر شما صاحب یک گوشی هوشمند یا تبلت هستید، استفاده از Office Online را لذت بخش خواهید یافت. 

برای مثال در ابزار Word بسیاری از امکانات اصلی همچون Header و Footer و ابزارهای ویرایش متن Document Comment و بسیاری از ابزارهای دیگر را میتوان پیدا کرد. همچنین میتوانید با انتخاب زبان مورد نظر خود Spell Checker را متناسب با آن زبان تنظیم کنید که این اقدام از طریق کلیک راست بر روی متن و انتخاب گزینه Set proofing language امکان پذیر است:

البته این نسخه نقاط ضعف خود را نیز دارد و مثلا باز کردن فایلهای خارج از شبکه Cloud در آن کمی کند است. همچنین در خصوص پرینت گرفتن از اسناد نیز شاهد همین روند کند و سرعت پایین هستیم زیرا از آنجایی که این نسخه پرینتر شما را به شکل مستقیم شناسایی نمیکند، ناچار به ذخیره فایل به شکل PDF و سپس دانلود آن و در نهایت پرینت گرفتن از آن هستید. البته این موضوع مربوط به تحت Cloud بودن Office Online است.  

اما صرف نظر از برخی کاستی ها که ناشی از رایگان بودن و همچنین مبتنی بر Cloud بودن این نسخه از Office است، عملکرد کلی آن بسیار قابل قبول و فرایند کار با آن به همان سادگی Office است. این نسخه به خوبی فاصله میان یک نسخه Office دسکتاپ با همه امکانات و نسخه موبایل با حداقلی از امکانات اولیه را پر کرده است. این نسخه واجد همه امکاناتی است که اغلب کاربران برای کار با مستندات خود به آنها احتیاج دارند به ویژه اگر از سیستم خود دور باشند: 

همچنین از ویژگیهای آن که مختص به تحت Cloud بودن آن است عبارتند از داشتن یک حافظه و حساب کاربری Cloud مایکروسافت، ذخیره خودکار تغییرات در مستندات حین کار با آنها و از همه مهتر دسترسی به فایلها از هر نقطه ای.  

در نهایت اینکه Office Online یک نسخه از Office با عملکرد سریع و فضایی کاملا آشنا است. به ویژه آنکه برای اغلب کاربران امکانات آن کافی است و نه تنها کاربران موبایل میتوانند به سادگی از آن بهره ببرند، بلکه حتی کاربران دسکتاپ نیز استفاده از آن را بسیار ساده و رضایت بخش خواهند یافت.